WinCasa-Automatisierung · Softwareentwicklung aus München
WinCasa automatisieren: direkt an den Daten oder per Roboter
Wo WinCasa eine Schnittstelle bietet, arbeitet unsere Automatisierung direkt auf Datenebene. Wo es keine gibt, repliziert ein Software-Roboter wie UiPath den menschlichen Ablauf Klick für Klick – dann klickt kein Mensch mehr. Beide Wege sparen Zeit und Geld; wir wählen je Prozessschritt den passenden.
Mit Schnittstelle: direkter Datenzugriff
- direkter Zugriff auf Datenbank und Schnittstellen
- läuft ohne Bildschirm, auch nachts
- kein Warten auf Masken und Ladezeiten
- stabil bei Oberflächen-Updates
Ohne Schnittstelle: Software-Roboter (z. B. UiPath)
- repliziert den menschlichen Ablauf Klick für Klick
- funktioniert mit jeder Maske und jedem Dialog
- auch Altsysteme ohne jede Schnittstelle
- spart messbar Zeit und Geld
Direkter Datenzugriff, wo es geht. Software-Roboter, wo nötig.
WinCasa hat keine offizielle UiPath- oder RPA-Anbindung – braucht es auch nicht: Ein Software-Roboter bedient jedes Programm über die Oberfläche, genau wie ein Mensch. Damit lassen sich auch Abläufe automatisieren, für die es keine Schnittstelle gibt.
Sie bekommen eine Einschätzung, auch wenn sie lautet: hier lohnt es sich nicht.
Datenschutz zuerst: Gerade bei Mieter- und Eigentümerdaten gilt – die KI läuft in einem Rechenzentrum in der EU, wenn nötig komplett auf lokaler Hardware bei Ihnen.
Seit 2019 Partner von Progress Software (NASDAQ: PRGS). WinCasa-Automatisierung im Einsatz bei einer Münchner Hausverwaltung.
Anwendungsfälle
Was wir in und um WinCasa automatisieren
Fünf Muster aus der laufenden Praxis von Hausverwaltungen, die WinCasa als zentrales System einsetzen.
Posteingang
E-Mails, die zu Vorgängen werden
Sammelpostfächer wie info@ oder schaden@ sind der Eingang fast jedes Verwaltungsprozesses. Ein KI-System liest jede eingehende Nachricht, erkennt Liegenschaft und Anliegen, legt den Vorgang im Ticketsystem an und bereitet die Antwort vor. Mehr dazu: Fallstudie casavi-Ticketing.
Buchhaltung
Buchhaltung mit laufender Selbstkontrolle
Offene Posten, verpasste Zahlungstermine, fehlende Buchungen und Kontostand-Abweichungen werden automatisch gefunden und gemeldet – früh, statt erst bei der Jahresabrechnung aufzufallen.
Abrechnung
Abrechnungen vor dem Versand prüfen
Summenabgleich zwischen Gesamt- und Einzelabrechnung, Rücklagenentwicklung, Pflichtbestandteile: Auffälliges kommt mit Begründung zurück an den Sachbearbeiter, statt ungeprüft an die Eigentümer zu gehen. Mehr dazu: Fallstudie Jahresabrechnungs-Prüfung.
Dokumente
Dokumente, die selbst in den richtigen Vorgang finden
Rechnungen, Verträge, Protokolle und Bescheide werden erkannt, dem richtigen Objekt und Vorgang zugeordnet und abgelegt – ohne Abtippen und ohne Ablage-Chaos.
Berichte
Berichte, die von selbst ankommen
Wiederkehrende Auswertungen laufen automatisch und landen als E-Mail im Postfach der Verwalter, statt manuell exportiert und verschickt zu werden.
Vorgehen
Vier Schritte, in dieser Reihenfolge
Jeder Schritt entscheidet, ob der nächste überhaupt sinnvoll ist. Deshalb können Sie zweimal aussteigen.
01
1 Tag · kostenfrei
Prozess-Screening
Wir sehen uns zwei bis drei Ihrer WinCasa-Prozesse an und rechnen aus, wo Automatisierung sich lohnt. Sie bekommen eine Einschätzung, auch wenn sie lautet: hier lohnt es sich nicht.
02
1–2 Wochen
Machbarkeit und Datenzugriff
Wir prüfen, wie Ihr WinCasa aufgesetzt ist und welcher Datenzugriff möglich ist. Am Ende steht eine belastbare Aussage zu Effekt und Kosten, vor der Entwicklung, nicht danach.
03
4–6 Wochen
Prototyp am echten Prozess
Der Prototyp läuft mit Ihren echten WinCasa-Daten, parallel zum bestehenden Ablauf. Sie sehen die Treffsicherheit, bevor etwas produktiv geschaltet wird.
04
laufend
Produktivbetrieb
Integration mit Monitoring, Eskalationspfad und Tests. Danach übernehmen Sie den Betrieb oder wir. Der Quellcode gehört Ihnen.
↑ Ausstiegspunkte nach 01 und nach 02.
Unterschied
Warum beides: Datenzugriff und Roboter
Kein Werkzeugzwang, keine Ideologie: Wir wählen je Prozessschritt das, was trägt. In einem einzigen Prozess können es beide Wege sein.
Der direkte Weg, wo er existiert
Wo Datenbank oder Schnittstelle offenliegen, ist der Datenzugriff der schnellere und robustere Weg: keine Maske, keine Ladezeit, kein Umweg über die Oberfläche.
Der Roboter für alles ohne Schnittstelle
Software-Roboter wie UiPath replizieren den menschlichen Ablauf: Maske öffnen, Felder ausfüllen, bestätigen. So lässt sich praktisch jedes Programm automatisieren, auch Altsysteme.
Zeit und Geld auf beiden Wegen
Beide Varianten nehmen Menschen die wiederkehrende Klickarbeit ab. Der Unterschied liegt im Wie, nicht im Ergebnis.
Kombinierbar im selben Prozess
Ein Prozess kann beide Wege nutzen: Die Rechnung kommt per Datenzugriff aus dem DMS, die Buchung in der Altsoftware übernimmt der Roboter.
Nachvollziehbar in beiden Fällen
Ob Datenzugriff oder Roboter: Jeder Lauf ist protokolliert, mit klarer Eskalation an einen Menschen, wenn etwas nicht eindeutig ist.
Belegt
Was dabei herauskam
casavi
Automatische Ticketerstellung
KI liest den Posteingang und legt Tickets an, statt dass jemand die Mails öffnet.
Münchner Hausverwaltung
Prüfung
Jahresabrechnungen
Regelbasierte Checks plus KI-Gegenlesen, bevor eine Abrechnung den Eigentümer erreicht.
Deutscher Abrechnungsdienstleister
9×
Antwortzeit & Durchsatz
Performance-Audit einer bestehenden Webanwendung.
Medical Protection · Medizin & Versicherung
48 h
Datenmigration
Automatisierte Migration von XML-Inhalten, umgesetzt mit PLINQ.
California Southern University · Bildung
Fragen
Was Sie vermutlich fragen wollen
Müssen unsere Daten die eigene Infrastruktur verlassen?
Nur so weit wie nötig. Die Modelle laufen in einem Rechenzentrum in der EU; wenn Mieter- und Eigentümerdaten Ihr Haus gar nicht verlassen dürfen, läuft alles auf Hardware bei Ihnen vor Ort.
Arbeitet ihr auch mit RPA-Werkzeugen wie UiPath?
Ja, wo es der richtige Weg ist: Für Systeme ohne Schnittstelle setzen wir Software-Roboter ein, die den menschlichen Ablauf replizieren und so Zeit und Geld sparen. Wo eine Schnittstelle existiert, ist der direkte Datenzugriff meist die stabilere Variante – dann entfällt die RPA-Lizenz.
Was, wenn WinCasa ein Update bekommt?
Beim direkten Datenzugriff bleibt die Automatisierung stabil, solange sich die Datenstruktur nicht grundlegend ändert. Robotergestützte Abläufe passen wir nach größeren Oberflächen-Updates nach – ein einkalkulierbarer Aufwand, den wir von Anfang an mit einplanen.
Funktioniert das auch mit anderer Hausverwaltungssoftware als WinCasa?
Ja, das Prinzip ist unabhängig vom System: Wo ein Datenzugriff oder eine Schnittstelle existiert, bauen wir direkt darauf auf. Wo nicht, übernimmt der Software-Roboter – wie bei WinCasa auch.
Lassen Sie uns ansehen, wo bei Ihnen noch von Hand gearbeitet wird
Ein Tag, kostenfrei, ohne Verpflichtung. Am Ende wissen Sie, ob sich Automatisierung für Sie lohnt – und wenn nicht, sagen wir das auch.